Cách chọn và bố trí nội thất văn phòng hiện đại, đạt chuẩn

Nội thất văn phòng hiện đại được hình thành dựa trên ba nguyên tắc chính: ưu tiên mặt bằng mở thay cho hệ thống vách ngăn kín, lựa chọn kích thước phù hợp với công thái học để đáp ứng nhu cầu ngồi làm việc nhiều giờ mỗi ngày và sử dụng cấu hình nội thất có thể tháo lắp, thay đổi khi số lượng nhân sự biến động. Trong đó, vẻ đẹp là kết quả của một không gian được thiết kế hợp lý, chứ không nên là tiêu chí được đặt lên trước tất cả.

Phần lớn nội dung về nội thất văn phòng hiện đại trên thị trường hiện nay tập trung vào hình ảnh dự án và báo giá theo mét vuông. Người xem có thể tham khảo hàng trăm mẫu thiết kế nhưng vẫn khó trả lời những câu hỏi quan trọng như: bàn làm việc nên cao bao nhiêu, mỗi người cần bao nhiêu diện tích hay ghế như thế nào mới phù hợp để ngồi cả ngày. Nếu chỉ lựa chọn dựa trên hình ảnh, rất dễ mua phải sản phẩm không phù hợp với nhu cầu thực tế.

Những sai lệch nhỏ về kích thước có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự thoải mái của cơ thể. Đây là những vấn đề thường không thể nhận ra qua ảnh render nhưng sẽ biểu hiện rõ sau một thời gian sử dụng. Vì vậy, trước khi lựa chọn nội thất, có ba câu hỏi cần được giải đáp: một người cần bao nhiêu mét vuông, kích thước bàn ghế tiêu chuẩn ra sao và nội thất văn phòng hiện đại cho văn phòng công ty khác gì so với góc làm việc tại nhà?

Nội thất văn phòng hiện đại có gì khác so với văn phòng truyền thống?

Văn phòng truyền thống thường được tổ chức dựa trên thứ bậc và vị trí cố định. Mỗi nhân sự có thể có một khu vực riêng với vách ngăn tương đối cao, cấp quản lý sở hữu phòng làm việc riêng, bàn làm việc có kích thước lớn kết hợp với hộc tủ liền khối và vị trí ngồi thường được duy trì trong nhiều năm.

Trong khi đó, nội thất văn phòng hiện đại được tổ chức dựa trên dòng công việc và cách nhân sự sử dụng không gian. Khu vực làm việc mở thường chiếm phần lớn diện tích, kết hợp với phòng họp nhỏ, pantry và một số không gian yên tĩnh dành cho các cuộc gọi hoặc công việc cần tập trung. Bàn làm việc cũng có xu hướng nhẹ hơn, sử dụng chân sắt và thiết kế tháo lắp linh hoạt để dễ dàng thay đổi hoặc ghép nối khi cần.

Có ba thay đổi đáng chú ý trong cách tổ chức văn phòng hiện đại.

• Thứ nhất, chỗ ngồi chuyển từ mô hình sở hữu cố định sang chia sẻ. Điều này đặc biệt phù hợp với mô hình hybrid working, khi số lượng nhân sự có mặt tại văn phòng mỗi ngày có thể thấp hơn tổng số nhân viên.
• Thứ hai, bàn làm việc cố định dần được thay thế bằng bàn có khả năng nâng hạ ở những vị trí mà nhân viên phải sử dụng máy tính liên tục.
• Thứ ba, ngân sách đầu tư có xu hướng được phân bổ nhiều hơn cho những món đồ nhân viên sử dụng trong thời gian dài, đặc biệt là ghế làm việc. Một chiếc ghế phù hợp có thể tạo ra khác biệt đáng kể khi nhân viên phải ngồi làm việc nhiều giờ mỗi ngày.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp mới chỉ thay đổi ở phần tổ chức không gian. Văn phòng đã chuyển sang thiết kế mở nhưng bàn ghế vẫn được lựa chọn chủ yếu theo tiêu chí giá thấp nhất trong bảng báo giá. Đây là điểm cần được cân nhắc lại nếu muốn xây dựng một không gian làm việc vừa đẹp, vừa thoải mái và sử dụng lâu dài.

Tiêu chuẩn diện tích nội thất văn phòng hiện đại cho mỗi người

Diện tích dành cho mỗi nhân sự nên được xác định trước khi lựa chọn màu sắc, kiểu dáng hay phong cách thiết kế. Chỉ số này quyết định số lượng bàn có thể bố trí trong văn phòng, đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến cảm giác thông thoáng và khả năng di chuyển trong suốt ngày làm việc.

Bên cạnh diện tích dành cho từng người, các khu vực chức năng cũng cần có khoảng không phù hợp. Khu vực lễ tân có thể bố trí khoảng 10-20 m², phòng họp dành cho khoảng 8 người khoảng 15 m², trong khi phòng giám đốc thường cần khoảng 20-25 m². Đối với giao thông nội bộ, lối đi chính nên rộng khoảng 90-120 cm để nhiều người có thể di chuyển thuận tiện. Lối đi phụ giữa các dãy bàn nên duy trì tối thiểu 60 cm.

Khi tính tổng diện tích, không nên lấy toàn bộ diện tích thuê để quy đổi thành diện tích đặt bàn. Hãy cộng thêm khoảng 20-25% cho hành lang, cột, hộp kỹ thuật, pantry và các khu vực phụ trợ khác. Diện tích ghi trên hợp đồng thuê vì vậy thường lớn hơn diện tích thực tế có thể sử dụng để bố trí bàn ghế.

Kích thước bàn ghế tiêu chuẩn trong nội thất văn phòng hiện đại

Kích thước bàn ghế là yếu tố thường bị bỏ qua khi doanh nghiệp chỉ quan tâm đến báo giá nội thất theo mét vuông. Tuy nhiên, đây lại là nhóm thông số tác động trực tiếp đến tư thế ngồi và sự thoải mái của người sử dụng.

Trên thị trường Việt Nam, bàn làm việc thường có ba chiều dài phổ biến. Bàn 1,2 m phù hợp với góc làm việc nhỏ hoặc người chủ yếu sử dụng laptop. Bàn 1,4 m là lựa chọn cân bằng và phổ biến cho nhu cầu làm việc thông thường. Trong khi đó, bàn 1,6 m phù hợp với người sử dụng hai màn hình hoặc cần thêm không gian để viết và đặt tài liệu.

Nếu chỉ ghi nhớ một thông số khi lựa chọn bàn, hãy chú ý đến khoảng hở đùi 280-320 mm. Khoảng trống này quyết định người sử dụng có thể ngồi tự nhiên hay phải thay đổi tư thế để tránh khung bàn.

4 tiêu chí công thái học cần lưu ý khi làm việc 8 tiếng 

Công thái học (ergonomic) không nên được xem là một tính năng cao cấp để tăng giá sản phẩm. Trong nội thất văn phòng hiện đại, công thái học là yếu tố cần được xem xét ngay từ đầu, đặc biệt với những món đồ mà nhân viên tiếp xúc trong nhiều giờ mỗi ngày. Ghế là sản phẩm cần được điều chỉnh theo từng người sử dụng. Khi đến showroom, bạn có thể kiểm tra nhanh bốn yếu tố dưới đây chỉ trong vài phút.

Bàn chân phải chạm đất

Hãy ngồi sát lưng vào ghế, đặt hai bàn chân phẳng trên sàn và giữ đầu gối ở góc khoảng 90 độ. Nếu chân bị lơ lửng, ghế có thể đang quá cao hoặc bạn cần sử dụng thêm kê chân.

Tựa lưng phải hỗ trợ đúng vị trí thắt lưng

Phần cong nhô ra của tựa lưng, hay còn gọi là lumbar support, nên tiếp xúc với phần hõm ngang thắt lưng thay vì nằm giữa lưng. Một chiếc ghế thiếu khả năng hỗ trợ khu vực này có thể khiến người ngồi duy trì tư thế cong trong thời gian dài.

Tay vịn cần hỗ trợ khuỷu tay

Tay vịn 4D có khả năng điều chỉnh theo nhiều hướng như lên xuống, ra vào, tới lui và xoay. Khi ngồi đúng, khuỷu tay có thể được nâng đỡ nhưng vai vẫn phải giữ trạng thái thả lỏng, không bị nhô lên.

Màn hình cần ngang tầm mắt

Khoảng cách từ mắt tới màn hình nên duy trì khoảng 50-70 cm. Màn hình cũng nên được đặt ở vị trí phù hợp với tầm mắt để hạn chế việc phải cúi xuống trong thời gian dài. Đây là lý do người thường xuyên làm việc với laptop nên cân nhắc sử dụng thêm giá đỡ và bàn phím rời.

Bốn phép thử trên cho thấy lý do nên ngồi thử ghế trước khi mua. Bảng thông số có thể giúp bạn loại bỏ những sản phẩm không phù hợp, nhưng cảm giác thực tế sau vài phút ngồi mới là cơ sở quan trọng để đánh giá một chiếc ghế.

Nên chọn vật liệu nào cho mặt bàn: MFC, MDF, veneer hay gỗ sồi?

Trong nội thất văn phòng hiện đại, mặt bàn là bề mặt được sử dụng và tiếp xúc thường xuyên nhất, đồng thời cũng là một trong những vị trí dễ xuống cấp nếu vật liệu không phù hợp. Với điều kiện khí hậu nồm ẩm ở miền Bắc và độ ẩm cao tại nhiều khu vực miền Nam, phần mép ván đặc biệt cần được quan tâm.

Dù lựa chọn vật liệu nào, vẫn nên kiểm tra ba yếu tố trước khi mua:

• Thứ nhất là phần cạnh bàn. Hãy xem cạnh được dán bằng nẹp có độ dày phù hợp hay chỉ phủ một lớp giấy mỏng.
• Thứ hai là kết cấu chân bàn. Chân có thanh giằng ngang sẽ giúp hạn chế rung lắc trong quá trình sử dụng.
• Thứ ba là chính sách bảo hành. Hãy tìm hiểu nhà sản xuất bảo hành trong bao lâu và bảo hành những bộ phận nào, đặc biệt là phần kết cấu.

Điều gì tạo nên một không gian nội thất văn phòng cao cấp?

Cụm từ “nội thất văn phòng cao cấp” hiện được sử dụng khá phổ biến nhưng không phải sản phẩm nào có giá cao cũng đồng nghĩa với chất lượng cao. Sự khác biệt giữa một món nội thất văn phòng hiện đại giá rẻ và một sản phẩm có độ bền tốt thường nằm ở những chi tiết khó nhận ra qua hình ảnh. Có năm yếu tố bạn có thể trực tiếp kiểm tra.

Kết cấu

Kết cấu là yếu tố đầu tiên cần xem xét. Chân bàn có thanh giằng ngang, các mối liên kết sử dụng bulông cấy ren thay vì chỉ bắt vít trực tiếp vào ván sẽ giúp sản phẩm ổn định hơn. Bạn có thể lắc nhẹ một góc bàn để kiểm tra độ chắc chắn.

Phần cứng

Ray trượt ngăn kéo có giảm chấn, bản lề chịu tải hay piston ghế có chất lượng tốt là những chi tiết ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm sử dụng. Đây cũng là nhóm linh kiện dễ bị cắt giảm nhất khi nhà cung cấp cố gắng đưa sản phẩm về mức giá thấp.

Hoàn thiện bề mặt

Hãy sờ dọc theo cạnh bàn và kiểm tra cả mặt dưới của sản phẩm. Một sản phẩm được hoàn thiện kỹ thường chăm chút cả những phần khuất, trong khi sản phẩm làm nhanh có thể chỉ tập trung vào bề mặt dễ nhìn thấy.

Tuổi thọ

Tuổi thọ nên được xem xét cùng với giá mua ban đầu. Một chiếc bàn có thể sử dụng 10 năm có thể tiết kiệm hơn so với việc phải thay ba chiếc bàn có tuổi thọ khoảng 5 năm, ngay cả khi giá ban đầu của sản phẩm bền cao hơn đáng kể.

Bảo hành và khả năng thay thế

Khi mua nội thất văn phòng hiện đại, hãy hỏi rõ liệu có thể thay riêng piston ghế, ray trượt hoặc các linh kiện khác hay không. Đồng thời, nếu cần mở rộng văn phòng sau vài năm, thương hiệu có còn cung cấp sản phẩm cùng dòng hoặc cùng vân gỗ hay không. Đây cũng là điểm tạo ra khác biệt giữa hai kiểu nhà cung cấp.

Đơn vị thi công thường bán một gói nội thất theo mét vuông, hoàn thiện dự án rồi bàn giao. Trong khi đó, nhà sản xuất có hệ sản phẩm bán lẻ sẽ thuận tiện hơn khi bạn cần bổ sung hoặc thay thế từng món trong quá trình sử dụng.

Góc làm việc tại nhà: Cách bố trí nội thất văn phòng hiện đại

Sự phát triển của mô hình hybrid working khiến nhu cầu có một khu vực làm việc riêng tại nhà ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, home office không đơn giản là phiên bản thu nhỏ của văn phòng công ty mà có những yêu cầu hoàn toàn khác.

• Thứ nhất, nhà ở thường không có sẵn 5 m² diện tích trống dành riêng cho bàn làm việc. Góc làm việc có thể phải bố trí trong phòng ngủ, phòng khách hoặc một khu vực nhỏ gần ban công.
• Thứ hai, nội thất phải phù hợp với tổng thể không gian sống. Một chiếc bàn sắt xám mang phong cách công nghiệp có thể không phù hợp với căn hộ sử dụng nhiều đồ gỗ và màu sắc ấm.
• Thứ ba, người dùng thường phải tự cân đối ngân sách. Vì vậy, món đồ được lựa chọn nên có khả năng sử dụng linh hoạt thay vì chỉ phục vụ một mục đích.

Khi chọn bàn làm việc tại nhà, nên ưu tiên chiều sâu trước rồi mới tính đến chiều dài. Chiều sâu khoảng 60 cm là mức tối thiểu để tạo khoảng cách phù hợp giữa mắt và màn hình. Chiều dài có thể linh hoạt theo diện tích thực tế: bàn 1,2 m phù hợp với góc nhỏ, trong khi bàn 1,6 m thích hợp với tường trống và cấu hình hai màn hình.

Bàn làm việc Hopkins (1600) sử dụng gỗ sồi nhập khẩu, có kích thước phù hợp với cấu hình hai màn hình nhưng vẫn giữ ngôn ngữ thiết kế gỗ sáng, dễ kết hợp với không gian nhà ở. Với nhu cầu lưu trữ, thay vì mở rộng tủ theo chiều ngang, bạn có thể tận dụng chiều cao. Một chiếc kệ đặt cạnh bàn có thể đáp ứng phần lớn nhu cầu lưu trữ mà chỉ chiếm khoảng 0,3 m² diện tích sàn.

Kệ Sách Hopkins (800) cùng dòng với bàn làm việc, giúp bạn dễ dàng kết hợp hai sản phẩm cùng vân gỗ nhưng vẫn có thể mua riêng từng món theo nhu cầu.

Ghế là hạng mục nên được ưu tiên đầu tư khi ngân sách mua nội thất văn phòng hiện đại có giới hạn. Đây là sản phẩm tiếp xúc trực tiếp với cơ thể trong thời gian dài nên không nên chỉ lựa chọn dựa trên kiểu dáng. Ghế Harper Grey và ghế Lincoln Grey đều sử dụng tông xám trung tính, phù hợp với nhiều không gian và có thể kết hợp với cả góc làm việc lẫn bàn ăn.

Nếu gia đình có trẻ nhỏ, nên tách bàn học khỏi bàn làm việc. Việc dùng chung một chiếc bàn có thể giúp tiết kiệm diện tích nhưng dễ phát sinh bất tiện khi cả hai cùng cần sử dụng. Ngoài ra, một chiều cao bàn cố định cũng khó phù hợp với cả người lớn và trẻ em.

Bàn học It’s Me được thiết kế riêng cho trẻ, giúp duy trì khu vực học tập độc lập và tránh việc bàn làm việc của người lớn bị sử dụng chung.

Về vị trí, bàn làm việc nên được đặt vuông góc với cửa sổ. Nếu quay lưng ra cửa sổ, ánh sáng có thể phản chiếu lên màn hình và gây lóa. Ngược lại, nếu ngồi đối diện trực tiếp với cửa sổ, ánh sáng mạnh, đặc biệt vào buổi chiều, có thể gây chói mắt.

Ánh sáng và cây xanh trong nội thất văn phòng hiện đại

Một không gian làm việc tốt không chỉ phụ thuộc vào bàn ghế mà còn chịu ảnh hưởng bởi ánh sáng, âm thanh và môi trường xung quanh. Khu vực làm việc nên đạt độ rọi khoảng 300-500 lux. Chỉ sử dụng một bóng đèn trần đặt ở giữa phòng thường khó đảm bảo ánh sáng đồng đều, đặc biệt khi bàn làm việc được kê sát tường. Có thể bổ sung đèn bàn và đặt nguồn sáng chếch từ phía đối diện tay thuận để hạn chế bóng tay đổ lên giấy hoặc mặt bàn.

Về nhiệt độ màu, 4000K là mức cân bằng phù hợp cho khu vực làm việc. Trong khi đó, mức 2700-3000K có thể dành cho những khu vực nghỉ ngơi để tạo cảm giác thư giãn hơn. Tiếng ồn là một trong những hạn chế thường gặp của văn phòng mở. Tại các căn hộ Việt Nam, nhiều bề mặt cứng như gạch men, kính và tường sơn khiến âm thanh dễ bị dội lại. 

Có thể cải thiện tình trạng này bằng một số giải pháp đơn giản như trải thảm dưới khu vực ngồi, sử dụng rèm vải dày thay cho rèm cuốn mỏng hoặc bố trí kệ sách có nhiều sách để giảm bớt tiếng vọng. Nếu cần cách âm hoàn toàn, vẫn phải sử dụng các vật liệu và giải pháp chuyên dụng.

Cây xanh cũng giúp không gian bớt khô cứng. Một đến hai chậu cây kích thước trung bình là đủ cho một góc làm việc. Nên đặt cây cách bàn phím ít nhất 40 cm để hạn chế nguy cơ nước tưới hoặc côn trùng ảnh hưởng đến thiết bị. Với căn hộ có độ ẩm cao, nên chọn loại cây ít cần tưới và sử dụng đế chậu để tránh nước tiếp xúc trực tiếp với bề mặt gỗ.

5 sai lầm thường gặp khi sắm nội thất văn phòng hiện đại

Mua bàn trước rồi mới tính đến ghế

Chiều cao ghế có liên quan trực tiếp đến chiều cao bàn. Nếu ngân sách đã dành phần lớn cho bàn, người dùng rất dễ phải lựa chọn một chiếc ghế giá rẻ để bù lại. Đây là khoản tiết kiệm không hợp lý nếu nhân viên phải ngồi làm việc nhiều giờ mỗi ngày.

Chọn bàn theo chiều dài nhưng bỏ qua chiều sâu

Một chiếc bàn dài 1,6 m chưa chắc đã thoải mái nếu chiều sâu chỉ khoảng 45 cm. Mặt bàn quá nông khiến màn hình bị đặt quá gần mắt, đồng thời không còn đủ không gian cho bàn phím, chuột và tài liệu.

Ép mật độ xuống dưới 3 m² mỗi người

Tăng số lượng bàn không đồng nghĩa với việc tối ưu văn phòng. Khi diện tích trên mỗi người quá thấp, lối đi bị thu hẹp, tiếng ồn tăng lên và cảm giác ngột ngạt có thể xuất hiện ngay trong thời gian đầu sử dụng.

Đặt mặt bàn MFC cạnh cửa sổ hoặc khu pantry ẩm

Độ ẩm và nước đọng có thể khiến phần mép của mặt bàn MFC bị ảnh hưởng, đặc biệt khi cạnh bàn được xử lý không kỹ. Vì vậy, cần cân nhắc vị trí đặt bàn và chất lượng hoàn thiện cạnh trước khi lựa chọn vật liệu.

Mua trọn bộ một lần nhưng không có khả năng mở rộng

Nhu cầu nhân sự có thể thay đổi sau một vài năm. Nếu mua toàn bộ nội thất cùng lúc nhưng sản phẩm không được bán bổ sung về sau, doanh nghiệp có thể gặp khó khi cần thêm vài vị trí làm việc.

Do đó, khi lựa chọn nội thất văn phòng hiện đại, không chỉ nên quan tâm đến thiết kế và giá thành ban đầu mà còn cần kiểm tra khả năng mua lẻ, bổ sung và thay thế sản phẩm trong tương lai. Một thương hiệu có hệ thống sản phẩm lâu dài sẽ giúp văn phòng dễ mở rộng mà vẫn duy trì được sự đồng bộ về kiểu dáng, vật liệu và màu sắc.

Câu hỏi thường gặp

Chiều cao bàn làm việc chuẩn là bao nhiêu?

Chiều cao mặt bàn làm việc chuẩn nằm trong khoảng 700-760mm. Người cao dưới 1m60 nên chọn mức gần 700mm, người cao trên 1m75 chọn gần 760mm hoặc dùng bàn nâng hạ. Quan trọng hơn con số tuyệt đối là khoảng hở đùi giữa mặt bàn và mặt ghế phải đạt 280-320mm.

Ghế trong nội thất văn phòng hiện đại cần có những gì?

Ghế công thái học cần bốn thứ: chiều cao ngồi điều chỉnh được trong khoảng 40-52cm, tựa lưng có phần đỡ thắt lưng lumbar đúng vị trí hõm lưng, tì tay 4D chỉnh được bốn hướng, và cơ chế ngả lưng có khóa. Nên ngồi thử ít nhất năm phút trước khi mua.

Mặt bàn văn phòng nên dùng MFC, MDF hay gỗ tự nhiên?

Với văn phòng số lượng lớn và ngân sách hạn chế, MDF phủ melamine lõi chống ẩm là lựa chọn cân bằng nhất, tuổi thọ 5-8 năm. Gỗ sồi tự nhiên hợp với bàn dùng lâu dài hoặc góc làm việc tại nhà, tuổi thọ trên 10 năm nếu độ ẩm gỗ đạt dưới 12% và bề mặt hoàn thiện kín.

Góc làm việc tại nhà cần diện tích bao nhiêu?

Một góc làm việc tại nhà đủ dùng cần khoảng 1,5-2 m2, gồm bàn sâu 60cm, ghế và khoảng lùi phía sau ghế tối thiểu 75cm để đứng dậy. Thêm kệ sách đặt cạnh bàn thì cộng khoảng 0,3 m2. Đặt bàn vuông góc với cửa sổ để tránh lóa màn hình.

Ánh sáng văn phòng bao nhiêu lux là đủ?

Khu vực làm việc cần độ rọi 300-500 lux. Đèn trần đơn lẻ hiếm khi đạt mức này ở vị trí bàn sát tường, nên bổ sung đèn bàn chiếu chếch từ phía đối diện tay thuận. Nhiệt độ màu 4000K hợp khu làm việc, còn 2700-3000K dành cho khu nghỉ và pantry.

Kết luận

Lựa chọn nội thất văn phòng hiện đại không chỉ dựa vào kiểu dáng đẹp mà cần cân nhắc đồng thời diện tích, kích thước, công thái học, vật liệu và nhu cầu sử dụng lâu dài. Một không gian được bố trí hợp lý sẽ giúp tối ưu diện tích, tạo sự thoải mái khi làm việc và hạn chế những bất tiện phát sinh sau thời gian dài sử dụng.

Jang In là thương hiệu nội thất Hàn Quốc ra đời từ năm 1964, chú trọng chất lượng sản phẩm, tính tiện dụng và trải nghiệm người dùng. Các thiết kế của Jang In hướng đến sự hiện đại, tinh gọn và phù hợp với nhiều không gian làm việc, từ văn phòng chuyên nghiệp đến góc làm việc tại nhà. 

Nếu bạn đang tìm kiếm nội thất văn phòng cao cấp với thiết kế chỉn chu và giá trị sử dụng lâu dài, hãy tham khảo các sản phẩm của Jang In để tìm lựa chọn phù hợp với không gian của mình.